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Textes légaux

Concernant la liste d'envoi courriels et son utilisation

Lorsque vous confiez votre liste courriel à Siatris inc.

ABONNEMENT VOLONTAIRE (OPT-IN)

Cette liste doit contenir des adresses courriels d'abonnés VOLONTAIRES,
c'est-à-dire qui ont implicitement donné leur accord pour recevoir des courriels de VOTRE part.
Par exemple :

  • en s'abonnant avec le formulaire de votre site internet
  • En donnant leur adresse courriel en remplissant un coupon ou un formulaire (la mention "J'accepte d'être sur la liste d'envoi" doit être visible et claire).

Vous devez donc être en mesure de fournir la preuve, si un problème légal survient, de l'abonnement volontaire d'un client.

GESTION DE LA LISTE PAR SIATRIS

À partir du moment ou vous donnez copie de votre liste d'envoi par courriels à Siatris, vous acceptez que Siatris devienne SEUL gestionnaire de la liste, c'est-à-dire :
> tous les envois courriels se feront avec cette liste, par Siatris seulement.

Notez que la liste VOUS APPARTIENT TOUJOURS et que Siatris inc vous en enverra une copie à jour à votre demande.
Ainsi Siatris inc garde votre liste sécuritaire, et en aucun cas ne la donnera ou revendra à un autre parti.
Si vous ne désirez plus faire affaires avec Siatris, Siatris vous enverra votre liste et fermera le dossier, ne gardant aucune copie de cette liste.
Aussi, Siatris signe avec ses employés, sous-contractants et fournisseurs, un accord de confidentialité, prévenant la fraude externe.

Si vous voulez utiliser la liste (alors qu'elle est gérée par Siatris)
> Siatris peut vous envoyer une copie à jour de la liste, mais devra dès lors CESSER de s'occuper de vos envois courriels.

Pourquoi ?
Si vous, ou un tier parti, utilisez cette liste simultanément pour faire des envois :

> Siatris peut PERDRE SA LICENCE.
Si un client se désabonne de votre liste, et que Siatris n'est pas mis au courant, le prochain courriel envoyé par Siatris peut être désigné comme ILLÉGAL ou SPAM et ainsi causer des dommages à Siatris (être "barré" ou "black-listé"), et des torts à la réputation de Siatris pour l'envoi de VOS prochains courriels et ceux des autres clients de Siatris.

> Vous pouvez être mis sur la LISTE DES SPAMMERS.
En effet si vos courriels sont envoyés de plusieurs serveurs différents, ils seront considérés indésirables, et votre nom de domaine et/ou votre server (adresse IP) sera mis sur la liste des envoyeurs réfusés (black-listés). Et vos courriels ne se rendront plus à destination. Cela peut affecter aussi vos courriels d'entreprise.

> La liste ne sera jamais à jour
Le logiciel utilisé par Siatris gére les rebonds (courriels n'existant plus, boites pleines, etc.) et les désabonnements. Ainsi, à chaque envoi, la liste est à jour et légale. Si vous envoyez de votre côté, les demandes de désabonnements ne seront pas honorées et les rebonds ne seront pas pris en compte.

Fréquence des envois

Il est recommandé de ne pas bombarder les clients de courriels, sinon le taux de désabonnement, et le risque d'être désigné comme SPAMMER, augmente beaucoup. Vous risquez aussi l'effet inverse, c'est à dire de vous mettre vos clients à dos. Siatris applique les meilleures pratiques pour maximiser le taux de réussite des envois courriels, mais si vous envoyez de votre côté, Siatris ne peut plus appliquer ces pratiques, ne peut être tenu responsable du succès de l'envoi, ni de l'exactitude des statistiques d'ouvertures.

En distribuant votre liste de courriels à un tier parti ou en l'utilisant vous-mêmes simultanément avec Siatris

Vous êtes responsable de la légalité de l'utilisation de la liste

Les abonnés ayant fait une demande de retrait de la liste doivent être honorés et ne plus recevoir de communications de la part du client. Ainsi, dans le cas de l'utilisation de la liste par vous ou une compagnie autre que Siatris, Siatris demande la liste des courriels désabonnés afin de pouvoir tenir la liste à jour.
Cette clause à non seulement à voir avec la nétiquette mais aussi aux obligations de Siatris inc. vis-à-vis ses fournisseurs. Tout client effectuant ce genre d’envoi ou toute plainte de la part des services de surveillance anti-spam comme Spamcop.Net peut entraîner des conséquences graves pour l’entreprise Siatris inc.

Vous êtes responsable du contenu du courriel envoyé par vous ou le tier parti

Vous êtes seul et totalement responsable de ce qui est présenté dans le courriel envoyé par vous ou un tier parti. En aucun cas Siatris inc. ne peut être tenu pour responsable du contenu du courriel envoyé ou des liens s’y dirigeant, ou des liens externes vers d’autres sites.
Le courriel doit, par la loi, contenir les indications suivantes :

  • Explications à l’usager des raisons pour lesquelles il reçoit ce courriel
  • L’entreprise de qui provient ce courriel
  • Un lien pour le désabonnement
Vous êtes responsable d'indemniser Siatris inc. en cas de problèmes suite à l'envoi

Vous vous engagez à tenir Siatris inc. indemne et à prendre fait et cause pour cette dernière et, selon le cas, ses employé(e)s, agents, ayants droits, représentants et/ou partenaires d’affaire, pour tous dommages, pertes ou dépenses de toute sorte, (incluant les honoraires raisonnables de leurs avocats) que ces derniers pourraient subir en raison de votre défaut à l’égard de l'utilisation de la liste de courriels, et ce, dans le cadre de toute réclamation, poursuite judiciaire ou revendication, quelles qu’elles soient, fondées sur la violation du droit d'auteur, l’application de toutes lois ou ententes pertinentes ou toute atteinte aux droits de tiers, y compris tout dommage pécuniaire ou autre découlant de l’accomplissement d’un geste interdit en vertu des articles de lois concernant les envois courriels au Canada.

Vous serez tenu d'indemniser Siatris inc. advenant la perte de son service internet, de sa réputation, ou autre dommage subi découlant d'une plainte d'un abonné de la liste de courriels, ou découlant de l'utilisation de la liste de courriel en dehors des services de Siatris inc., par le client lui-même ou un tier parti, et ce, sans le consentement ou la connaissance de Siatris inc.

Pour en savoir plus :
www.foruminternet.org/particuliers/
blog.9thsphere.com/blog/canadian-email-marketing

CONCERNANT LE DESIGN ET LA PROGRAMMATION DU COURRIEL

Le client est responsable de fournir le matériel à Siatris au moins 2 jours ouvrables avant la date d'envoi.

  • Le client est l’auteur ET/OU possède les droits d’utilisation des textes et du matériel visuel fournis.
  • Les textes seront vérifiés et approuvés par le client AVANT la programmation.
  • Les images seront fournies avec la bonne résolution, en format numérique.
  • La design final est approuvée par le client AVANT la programmation.

Aucun travail ne débutera avant la réception de TOUT le matériel nécessaire à la réalisation de l’envoi courriel.

Aucun changement au design ne sera accepté une fois la programmation commencée.

Le client est conscient et accepte que :

Le format courriel HTML comprend plusieurs contraintes techniques. Il ne permet pas, par exemple, de réaliser en programmation une copie conforme d’un design papier. Siatris inc. s’engage à approximer le plus possible le design voulu, mais doit travailler avec certaines contraintes. La largeur suggérée est d’environ 650 pixels, pour permettre au courriel d’être vu dans sa totalité lors de l’ouverture avec différents logiciels. De plus, une limite est fixée au nombre d’images / au poids des images, afin de ne pas bloquer le serveur ou remplir les boîtes courriels des clients.

Le client est conscient et accepte que le courriel sera interprété et affiché différemment dans selon le lecteur de courriel (Gmail, Hotmail,
YahooMail, Outlook, Outlook Express, Lotus Note, sur les téléphones cellulaire et Blackberry...).

CONCERNANT LES ENVOIS COURRIELS

Meilleures pratiques

Pour de meilleurs résultats, il est recommandé de :

  • Envoyer un courriel au moins 2 jours avant un événement
  • Envoyer les courriels du lundi soir au mercredi soir (les lundis et vendredis obtiennent les moins bons taux d'ouverture)
  • Ne pas envoyer de courriel plus de 3 fois par mois à la même liste
  • Gardez le message court et clair, et les informations importantes en haut de page.

LE TAUX D'OUVERTURE

Lors de l’envoi d’un courriel sous forme HTML, le taux moyen d’ouvertures des courriels est de 27%.
Les courriels sont ouverts jusqu’à 2 semaines après l’envoi.
À savoir :

LE TAUX D'OUVERTURE EST APPROXIMATIF
Le taux d'ouverture des courriels est mesuré lorsqu'un client peut "afficher les images" du courriel, envoyant ainsi une requête au serveur, qui compte pour un. Si le client lit son courriel sans afficher les images, ou le jette avant d'afficher les images, ou si son logiciel bloque les images par défaut (comme gmail par exemple) ce n'est pas calculé. Aussi, si le cient télécharge ses courriels sur un téléphone, par exemple, et les lit hors ligne, ce n'est pas compté non plus.

Ce qui affecte le taux :

COURRIEL HTML (avec images)
Le taux de livraison d'un courriel format HTML (avec images intégrées) et beaucoup plus bas qu'un courriel seulement texte.
RAISON : les serveurs considèrent ces courriels comme indésirables (polluriels, SPAM), ils sont aussi une brèche de sécurité.
Ils sont souvent bloqués avant même d'arriver chez le client.
Aussi, un courriel HTML est lourd, et peu ne pas passer pour cause de boite courriel pleine.

Article Wikipedia sur le sujet : en.wikipedia.org/wiki/E-mail_open_rate

ADRESSES HOTMAIL, GMAIL, YAHOO...
Beaucoup de clients utilisent une adresse hotmail ou gmail lorsqu'ils s'abonnent à des listes internet, afin de ne pas mélanger travail et loisirs,
et ne pas être envahi de SPAM. Ceci à deux conséquences :

  • Certaines utilisent peu leur courriel hotmail, et vont le vérifier quelques fois par mois seulement, ou même jamais.
  • Par défaut, la première fois que l'on reçoit un courriel HTML d'une nouvelle adresse, ce courriel tombe dans le dossier JUNK mail. Si on ne va pas volontairement autoriser cette adresse, elle continuera à aller dans le dossier JUNK. Certaines personnes ne vont jamais voir le contenu du dossier JUNK.

SUR-UTILISATION DE LA LISTE D'ENVOI / RÉPUTATION DE VOTRE NOM DE DOMAINE
Lorsque qu'un client reçoit trop de courriels, ils se désabonne ou désigne l'envoyeur comme Indésirable.
Plus on envoie de courriels, plus le taux de désabonnement augmente.

Aussi, si vous envoyez beaucoup de courriels, il est possible que votre nom de domaine soit sur la liste des SPAMMERS (blacklisted) de plusieurs serveurs.
Ainsi vos envois courriels sont bloqués par ces serveurs.
(pour vérifier : www.blacklistalert.org)

INTÉRÊT DES CLIENTS POUR LE COURRIEL
Si une liste courriel est composée de courriels trouvés (et non d'inscription volontaire) ces clients n'ont pas demandé à recevoir cette information et donc n'y sont pas intéressés. Il vaut mieux avoir moins d'adresses courriels mais de clients intéressés, que beaucoup d'une clientèle non ciblée.
Ainsi, les associations communautaires, par exemple, ont un meilleur taux d'ouverture que les entreprises commerciales.
( voir www.campaignmonitor.com/resources/entry/1694/understanding-email-open-rates)

Autres textes légaux