Matériel à fournir à Siatris inc.
Pour plus de renseignements sur les raisons et comment faire, veuillez vous référer au Guide de mise en application.
Siatris inc. peut prendre en charge la mise en conformité de votre site Internet avec la Loi 25, mais certains renseignements (qui doivent être inclus dans la Politique de confidentialité) doivent être fournis à Siatris inc. par vous.
Voici avez 2 choses à fournir:
De par le point 1 du Guide: (lire)
Nommer à l’interne une personne responsable de la protection des renseignements
– Si vous êtes travaileur autonome, c’est vous. Sinon, désignez quelqu’un.
Envoyer à Siatris inc les coordonnées de cette personne:
– Prénom, nom
– Titre
– Adresse de l’entreprise
– Téléphone pour joindre cette personne dans l’entreprise
– Son adresse courriel
De par le point 2 du Guide: (lire)
Identifier tous les renseignements personnels collectés
– Sur le site Internet et outils web: Siatris inc. s’en occupe
– Autrement que par le site: à vous de le faire.
Pour savoir ce qui constitue un renseignement personnel, comment ces renseignements sont collectés et stockés, rendez-vous à la partie 2 du Guide.
SVP suivre le Guide ci-dessous:
Collecte de Renseignements Personnels
Quels renseignements personnels collectez-vous au bureau? (Autres que les habituels nom, adresse, téléphone, courriel)
Par exemple : date de naissance, numéro de carte de crédit, permis de conduire, infos médicales, ethnie, religion, état matrimonial, accès à un logiciel ou dossier Cloud (nom et mot de passe)…
Comment vous collectez les renseignements personnels au bureau?
Par courriel, par téléphone, en personne, par formulaire d’application ou inscription, par dépôt de fichier dans un dossier sur le Cloud, avec un logiciel de gestion de clientèle (CRM)…
Utilisation des Renseignements Personnels
Comment utilisez-vous les renseignements personnels au bureau? (raison de la collecte). Qui les utilise?
À l’interne, l’utilisation des renseignements personnels est limité à… Les renseignements sont utilisés pour ouvrir un dossier, pour envoyer des soumissions, pour donner un diplôme, pour rassembler des statistiques, pour réserver une table, pour facturer, pour envoyer des courriels publicitaires personnalisés…
Conservation et destruction des Renseignements Personnels
Comment conservez-vous les renseignements personnels au bureau? Durée de conservation?
Sur vos équipements informatiques (ordi, portable)? Sur le Cloud? Quel Cloud? Dans un logiciel? Quel logiciel? Sur des disques durs externes? Les informations sont-elles encryptées? Sur dossiers papiers? Conservation des factures? Les dossiers sont conservés ___ans.
Sécurité des Renseignements Personnels
Comment protégez-vous les renseignements personnels au bureau?
Les équipements informatiques sont-ils protégés par logiciels anti-virus? Accessibles par mots de passe seulement? Les dossiers sont-ils encryptés et protégés par mots de passe? Signez-vous des ententes de confidentialité si des fournisseurs externes ont accès aux infos?
Afin d’être conforme avant la date butoir du 22 septembre 2023, veuillez faire parvenir les informations demandées au plus tard le vendredi 15 septembre 2023 à 16h59.
